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Führung eines Fahrtenbuches

Aktualisiert: 16. Jan.

Geschäftlich genutzte Fahrzeuge bilden immer wieder Grundlage für Unklarheiten und Missverständnisse, ganz gleich, ob sich das Fahrzeug im Geschäftsvermögen oder in Privathand befindet. Gerne zeigen wir Ihnen beide Beispiele auf, und weshalb es sich lohnt, in jedem Fall ein Fahrtenbuch zu führen.


Private Nutzung des Geschäftsfahrzeugs

Insbesondere eine private Nutzung von Geschäftsvermögen muss in der Buchhaltung korrekt abgebildet werden – so auch die private Nutzung eines Geschäftsautos. Die private Nutzung eines Geschäftswagens ist wertmässig der bedeutendste «Fringe Benefit» in der Schweiz und die vorliegende Problemstellung ist entsprechend häufig anzutreffen. Die Betriebskosten und der Unterhalt müssen dann entsprechend auf die zwei Nutzungsarten verteilt werden. In der Regel erfolgt dies mit der pauschalen Wertermittlung des Privatanteils – dem Arbeitnehmer werden pro Monat 0.9% des Fahrzeugkaufpreises ohne MWST (bzw. minimal CHF 150) als steuerpflichtigen Lohn aufgerechnet. Eine effektive Ermittlung nach gefahrenen Kilometern ist möglich, wird aber oft als bürokratische Schikane empfunden und daher abgelehnt. Wir empfehlen Ihnen trotzdem, ein Fahrtenbuch mit klarer Trennung von privaten und geschäftlichen Fahrten zu führen, denn die pauschale Abrechnungsart darf nur angewendet werden, wenn nachgewiesen werden kann, dass das Fahrzeug überwiegend (>50%) geschäftlich genutzt wird.


Geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs

Das Kilometergeld, welches Sie für die geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs geltend machen dürfen, beläuft sich auf CHF 0.70 pro geschäftlich gefahrenen Kilometer und deckt sämtliche Kosten wie Treibstoff, Reparaturen und Versicherung pauschal ab. Eine weitere Kostenbeteiligung der Unternehmung ist weder vorgesehen noch zulässig. Der tägliche Arbeitsweg ist immer privater Natur und kann nicht als Geschäftsaufwand bzw. Spesenaufwand berücksichtigt werden. Wenn Sie aber z.B. vom Home Office oder Wohnsitz direkt zu einem Kunden oder von diesem direkt – ohne Zwischenstopp im Büro – nach Hause fahren, ist dies Geschäftsaufwand und Sie dürfen diese Kilometerkosten als Spesen geltend machen, da die Fahrt Arbeitszeit ist. Wir empfehlen Ihnen, ein Fahrtenbuch mit klarer Trennung von privaten und geschäftlichen Fahrten zu führen. Grundsätzlich setzt der Gesetzgeber bei der Nutzung des Privatwagens voraus, dass eine wesentliche Kosten- oder Zeitersparnis gegenüber der Nutzung des öffentlichen Verkehrs erreicht werden kann oder der Einsatz des PKWs aus repräsentativen Gründen unabdingbar war. In der Praxis wird die Steuerbehörde nur in Fällen mit sehr hohen jährlichen Kilometerentschädigungen die Nutzung kritisch hinterfragen. Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch sollten regelmässig in die Buchhaltung übernommen und die Kilometerkosten als Verbindlichkeit der Unternehmung gegenüber dem Arbeitnehmer bzw. dem Einzelunternehmer erfasst werden (Kontokorrent). Das Fahrtenbuch ist gut aufzubewahren, damit es bei einer Steuerprüfung als Nachweis vorgelegt werden kann. Aufgrund des Verlustrisikos empfiehlt es sich, jedes Jahr ein neues Fahrtenbuch zu führen. Für Privatautos gilt generell: Belege wie Tankquittungen, Kosten für Autoservice, Verkehrssteuern, Autoversicherungen, usw. dürfen nicht als Geschäftsaufwand gebucht werden, da dies eindeutig private Aufwände sind. Falls Sie über ein vom Steueramt genehmigtes Pauschalspesenreglement (Zusatzreglement) verfügen, sind die dortigen Regelungen verbindlich. Wenn Sie selbständig erwerbend sind und Sie Ihr Privatauto zu mehr als 50% geschäftlich nutzen, wird das Auto bereits beim Erwerb zwingend dem Geschäftsvermögen Ihrer Einzelfirma zugeordnet (Präponderanzmethode).


Das Fahrtenbuch wird nur dann vom Steueramt akzeptiert, wenn die Aufzeichnungen zeitnah, lückenlos, vollständig und schlüssig sind sowie Änderungen im Nachhinein ausgeschlossen sind. Wird ein elektronisches Fahrtenbuch verwendet, dürfen nachträgliche Änderungen nur vorgenommen werden, wenn dies entsprechend von der Software dokumentiert wird. Können in der Software beliebig Korrekturen vorgenommen werden, hält die Software den Anforderungen der ESTV leider nicht stand und es sollte eine andere Software verwendet werden. Bei Fahrtenbücher in Papierform ist auf Ringbücher mit losen Blättern zu verzichten. Zudem muss jede Fahrt des Fahrzeugs aufgezeichnet und als betrieblich oder privat gekennzeichnet werden. Folgende Punkte sind stets im Fahrtenbuch aufzuführen:


· Amtliches Kennzeichen

· Fahrer

· Datum

· Reiseziel

· Name Termin

· Route der Fahrt

· Zweck der Fahrt

· Kilometerstand am Fahrtziel


Bei Fragen dürfen Sie sich gerne an uns wenden: +41 44 515 77 00

Impuls Treuhand GmbH



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