Neuer Swissdec EO-Standard

Ab 2026 wird die Anmeldung von EO-Taggeldern grundlegend modernisiert: Der neue, vollständig digitale Swissdec EO-Standard reduziert den administrativen Aufwand deutlich und schafft für Arbeitgebende, Treuhandfirmen und Ausgleichskassen effizientere, fehlerärmere Prozesse.

Hintergrund: Warum der EO-Prozess digitalisiert wird

Die Erwerbsersatzordnung (EO) gehört mit rund 615‘000 Anmeldungen pro Jahr zu den administrativ aufwendigeren Sozialversicherungsprozessen für Arbeitgebende, Treuhandfirmen und Ausgleichskassen. Bislang basiert die Abwicklung hauptsächlich auf Papierformularen, die manuell ausgefüllt, weitergereicht und von den Ausgleichskassen verarbeitet werden.

Dieser analoge Ablauf führt zu typischen Problemen:

• Papierformulare gehen vergessen oder verloren.

• Handschriftliche Angaben sind fehleranfällig oder schlecht lesbar.

• Medienbrüche verlangsamen die Bearbeitung und erschweren eine skalierbare Organisation der Prozesse.

Neuer digitaler EO-Anmeldeprozess

Mit dem neuen EO-Portal der Zentralen Ausgleichsstelle (ZAS) wird der gesamte Anmeldeprozess Ende-zu-Ende digitalisiert. Die Dienstorganisation übermittelt die EO-Daten direkt und elektronisch an das EO-Portal, wo sich die dienstleistende Person nach einem einmaligen AGOV-Onboarding einloggt, die Angaben prüft und die Anmeldung in wenigen Minuten abschliesst.

Die Schritte im Überblick:

• Digitale Übermittlung der Dienstdaten durch die Dienstorganisation an das EO-Portal.

• Benachrichtigung der dienstleistenden Person (z.B. via SMS oder E-Mail) und Online-Abschluss der Anmeldung via Behörden-Login AGOV.

• Elektronische Weiterleitung der Anmeldung an die zuständige Ausgleichskasse, die anschliessend die Lohndaten beim Arbeitgeber einholt, die EO-Taggelder berechnet und auszahlt.

Bereits erfasste Daten können bei späteren Dienstperioden wiederverwendet werden, was den Prozess zusätzlich beschleunigt. Das System erinnert Dienstleistende zudem automatisch daran, fehlende Angaben nachzuerfassen, während auf Wunsch weiterhin eine Papieranmeldung möglich bleibt.

Swissdec EO-Standard: Automatisierter Lohndatenaustausch

Herzstück der Entlastung für Arbeitgebende und Treuhandfirmen ist der neue Swissdec EO-Standard, der den Lohndatenaustausch zwischen Ausgleichskassen und Arbeitgebern strukturiert und automatisiert. Der Standard deckt den gesamten Datenfluss ab: Anfrage der Lohndaten, Übermittlung durch den Arbeitgeber und Rückmeldung der EO-Taggeldleistung. Die wichtigsten Effekte für HR-Abteilungen und Treuhandbüros:

• Weniger manuelle Arbeitsschritte, da Lohndaten strukturiert aus dem Lohnsystem übertragen werden – ohne zusätzliche Papierformulare.

• Weniger Fehler und Rückmeldeschlaufen, weil standardisierte Schnittstellen Übermittlungsfehler reduzieren und die Bearbeitungsdauer verkürzen.

• Effizientere Zusammenarbeit mit den Ausgleichskassen, da Anfragen, Lohnmeldungen und Taggeldrückmeldungen systemgestützt abgewickelt werden.

Voraussetzung ist, dass der eingesetzte ERP-Anbieter den neuen Swissdec EO-Standard implementiert und zertifizieren lässt. Viele Lohnsysteme verfügen bereits über Swissdec-Schnittstellen (z.B. ELM für Lohnmeldungen oder KLE für Unfallmeldungen), sodass sich die Erweiterung für EO nahtlos in das bestehende Ökosystem einfügt.

Zeitplan 2026 und parallele Prozesse

Seit Anfang Februar werden alle EO-Meldungen von Jugend + Sport (ca. 30’000 Fälle jährlich) nach neuem digitalem Prozess abgewickelt. Nach dem ersten Betriebsmonat hat sich gezeigt, dass das Portal und die nachgelagerten Prozesse gut funktionieren. Gleichzeitig konnte aus den ersten Erfahrungen auch weiteres Verbesserungspotenzial erkannt werden und entsprechende Massnahmen in die Wege geleitet werden. Mit den Erkenntnissen aus dem Betrieb mit der kleinsten Dienstorganisation kann nun die Ausweitung auf die weiteren weiterverfolgt werden. Die Einführung ist geplant:

• Mitte 2026: Zivildienst (ca. 90’000 Fälle)

• Herbst 2026: Zivilschutz (ca. 145’000 Fälle)

• Dezember 2026: Armee (ca. 350’000 Fälle)

Im Jahr 2026 werden alter und neuer Prozess parallel bestehen, abhängig von der jeweiligen Dienstorganisation. EO-Meldungen nach altem Verfahren können aufgrund der gesetzlichen Fristen noch mehrere Jahre bei Arbeitgebenden und Treuhandfirmen eintreffen, ebenso einzelne Spezialfälle wie die rund 200 jährlichen EO-Abrechnungen für Leitende von Jungschützenkursen.

Handlungsbedarf für Arbeitgebende und Treuhandfirmen

Damit Unternehmen und Treuhandfirmen das Automatisierungspotenzial von Beginn an nutzen können, ist ein frühzeitiger Austausch mit dem ERP-Hersteller zentral. In diesen Gesprächen sollten insbesondere drei Punkte geklärt werden:

• Ob und bis wann der Swissdec EO-Standard im eingesetzten ERP umgesetzt wird.

• Welche Systemanpassungen im Unternehmen notwendig sind.

• Ab wann der digitale Lohndatenaustausch produktiv genutzt werden kann.

Für Treuhandfirmen eröffnet sich hier ein strategischer Beratungsauftrag: Sie unterstützen ihre Mandanten nicht nur in der operativen Abwicklung der EO-Fälle, sondern auch bei Prozessdesign, Systemanpassungen und der Nutzung der neuen digitalen Möglichkeiten. Wer vorausschauend plant, Doppelspurigkeiten vermeidet und Mitarbeitende früh einbindet, profitiert von spürbaren Effizienz- und Qualitätsgewinnen.

Fazit: Schritt zu modernen Verwaltungsprozessen

Mit dem digitalen EO-Portal und dem standardisierten Lohndatenaustausch über den Swissdec EO-Standard wird ein bisher stark papierbasierter Prozess grundlegend modernisiert. Arbeitgebende, Treuhandfirmen und Ausgleichskassen können EO-Fälle künftig deutlich effizienter, zuverlässiger und skalierbarer abwickeln.

Treuhandfirmen, die sich frühzeitig mit dem neuen Prozess vertraut machen und ihre Mandanten aktiv informieren, stärken ihre Rolle als kompetente Beraterinnen und begleiten ihre Kundschaft sicher durch die Übergangsphase. Insgesamt ist der neue EO-Prozess ein wichtiger Schritt hin zu moderneren, besser vernetzten Verwaltungsprozessen – mit direktem Nutzen für alle Beteiligten entlang der gesamten Prozesskette.

Quelle: Treuhand Suisse

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