Mit einem genehmigten Spesenreglement gelten Pauschalspesen für Repräsentationsspesen beim Mitarbeiter als steuerfreies Einkommen. Es müssen auch keine Sozialversicherungsbeiträge darauf abgerechnet werden. Auf die mühsame Erstellung von Spesenabrechnungen und das Zusammensuchen von Quittungen kann somit verzichtet werden und die Arbeitszeit effizienter genutzt werden.
In einzelnen Kantonen muss eine gewisse Anzahl an Pauschalspesenempfänger überschritten werden, damit ein Spesenreglement vom Steueramt geprüft wird. Ein genehmigtes Spesenreglement gilt schweizweit. Pauschalspesen sind separat im Lohnausweis auszuweisen. Wird ein Spesenreglement an die Steuerbehörde eingereicht, sollte unbedingt beachtet werden, dass für Innen- und Aussendienstmitarbeiter auf gleicher Stufe unterschiedlich hohe Pauschalspesen vorgesehen werden. Pauschalspesen können auch für die Vergütung von Mahlzeiten und generelle Kleinspesen definiert werden.
Pauschalspesen können auch ohne ein genehmigtes Spesenreglement ausbezahlt werden. Grundsätzlich sind solche Spesenpauschalen ebenfalls steuerfrei. Es muss jedoch mit einer Aktenauflage durch das Steueramt an die Adresse des Mitarbeiters gerechnet werden. Der Mitarbeiter muss in diesem Fall mittels Quittungen beweisen, dass die Pauschalspesen den effektiven Spesen entsprechen. Andernfalls wird der nicht belegte Spesenanteil zum steuerbaren Einkommen aufgerechnet. Von der Auszahlung von Pauschalspesen ohne ein genehmigtes Spesenreglement als Grundlage ist daher eher abzuraten.
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